Personale e funzioni

Direzione: Maria Luigia De Gregorio

Sala di studio: responsabile Maria Luigia De Gregorio

Personale di sala e dei prelievi: Angelo De Luca, Antonia De Marco, Lorenzo Roman, Pietro Boaretto, Samantha Natoli.

Laboratorio di fotoriproduzione: responsabile Paolo Ardinghi                                                Laboratorio di restauro responsabile Sandra Maria Trenti
Settore amministrativo contabile: responsabile Caterina Piubello, Ida Pileo, Maria Cristina Ciscato.

Depositi dell’Archivio di Stato di Vicenza.L’Archivio di Stato di Vicenza è un organo periferico del Ministero per i Beni e le Attività Culturali.
Le sue FUNZIONI sono descritte e disciplinate nel Codice dei beni culturali e del paesaggio, approvato con decreto legislativo 22 gennaio 2004, n.42, che riprende e coordina le precedenti norme in materia di conservazione e tutela del bene archivistico (DPR 30 settembre 1963, n.1409 e Testo Unico approvato con decreto legislativo 29 ottobre 1999, n.490). Riguardano la conservazione e la valorizzazione del patrimonio archivistico statale ed anche di quello — pubblico o privato che sia — che essa detiene a diverso titolo (per acquisto, donazione, lascito testamentario, per deposito).
Con progetti scientifici e tecnici esso interviene sugli archivi che conserva, li riordina e li descrive in inventari ed in altri strumenti di guida alla consultazione. La disponibilità di tali mezzi scientifici in formato cartaceo ed anche telematico, progressivamente anche in linea, e l’organizzazione d’un adeguato servizio di consultazione dei documenti nelle sale di studio sono garanzie per i cittadini di un’ampia fruizione di ciò che costituisce la memoria storica e giuridica della comunità.
Oltre che conservatore della documentazione antica, l’Archivio di Stato è anche il destinatario dei versamenti di tutti quei complessi archivistici cartacei, telematici, digitali, generati dagli Uffici dello Stato presenti sul territorio (uffici giudiziari, governativi, di polizia, fiscali, tecnici), una volta ch’essi non servono più alla gestione amministrativa ed assumono la connotazione storica [1]. Per una corretta gestione di tali archivi, anche nelle fasi correnti e di deposito, l’istituto presta agli Uffici dello Stato una costante collaborazione ed assistenza, anche attraverso l’attività delle Commissioni di sorveglianza [2].

[1] In merito agli obblighi di versamento agli Archivi di Stato dei documenti conservati dalle amministrazioni statali, l'art.41 del codice dei beni culturali e del paesaggio, approvato con decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, pubblicato in Gazzetta Ufficiale n.45 del 24 febbraio 2004, recita:

    Gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato versano all'archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato i documenti relativi agli affari esauriti da oltre quarant'anni, unitamente agli strumenti che ne garantiscono la consultazione. Le liste di leva e di estrazione sono versate settant'anni dopo l'anno di nascita della classe cui si riferiscono. Gli archivi notarili versano gli atti notarili ricevuti dai notai che cessarono l'esercizio professionale anteriormente all'ultimo centennio.
    Il Soprintendente all'archivio centrale dello Stato e i direttori degli archivi di Stato possono accettare versamenti di documenti più recenti, quando vi sia pericolo di dispersione o di danneggiamento.
    Nessun versamento può essere ricevuto se non sono state effettuate le operazioni di scarto. Le spese per il versamento sono a carico delle amministrazioni versanti.
    Gli archivi degli uffici statali soppressi e degli enti pubblici estinti sono versati all'archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato, a meno che non se ne renda necessario il trasferimento, in tutto o in parte, ad altri enti.
    Presso gli organi indicati nel comma 1 sono istituite commissioni, delle quali fanno parte rappresentanti del Ministero per i Beni e le Attività Culturali e del Ministero dell'Interno, con il compito di vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito, di collaborare alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti, di proporre gli scarti di cui al comma 3, di curare i versamenti previsti al comma 1, di identificare gli atti di natura riservata. La composizione e il funzionamento delle commissioni sono disciplinati con regolamento. Gli scarti sono autorizzati dal Ministero (per i Beni e le Attività Culturali, Direzione Generale per gli Archivi, Servizio II, Via Gaeta n. 8°-10, 00185 Roma).
    Le disposizioni del presente articolo non si applicano al Ministero per gli affari esteri; non si applicano altresì agli stati maggiori dell'esercito, della marina e dell'aeronautica per quanto attiene la documentazione di carattere militare e operativo.

[2] La costituzione delle Commissioni di sorveglianza sugli archivi è prevista dall'art.41, comma 5, del Codice dei beni culturali e del paesaggio (approvato con decreto legislativo 22 gennaio 2004, n.42, pubblicato in Gazzetta Ufficiale n.45 del 24 febbraio 2004), ed è disciplinata, quanto a composizione e funzionamento, dal regolamento approvato con DPR 8 gennaio 2001, n. 37, pubblicato in G.U. n.55 del 7 marzo 2001.

Estratto dal Codice dei beni culturali e del paesaggio, art.41, comma 5:

«Presso gli organi indicati nel comma 1 (giudiziari e amministrativi dello Stato) sono istituite commissioni, delle quali fanno parte rappresentanti del Ministero (per i Beni e le Attività Culturali) e del Ministero dell'Interno, con il compito di:

    vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito,
    collaborare alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti,
    proporre gli scarti di cui al comma 3 (nessun versamento può essere ricevuto se non sono state effettuate le operazioni di scarto),
    curare i versamenti previsti al comma 1 (Gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato versano agli archivi di Stato competenti per territorio i documenti relativi agli affari esauriti da oltre quarant'anni, unitamente agli strumenti che ne garantiscono la consultazione. Le liste di leva e di estrazione sono versate settant'anni dopo l'anno di nascita della classe cui si riferiscono. Gli archivi notarili versano gli atti notarili ricevuti dai notai che cessarono l'esercizio professionale anteriormente all'ultimo centennio),
    identificare gli atti di natura riservata.

La composizione e il funzionamento delle commissioni sono disciplinati con regolamento. Gli scarti sono autorizzati dal Ministero (per i Beni e le Attività culturali, Direzione Generale per gli Archivi, Servizio II°, Via Gaeta n.8°-10, 00185 Roma). Il materiale documetario individuato e proposto per lo scarto deve essere descritto in apposito elenco (lettera ministeriale prt. 2.30152 del 20 dicembre 2006), con l'indicazione della natura delle carte, delle date estreme, del numero delle unità archvistiche, con il peso indicativo e il motivo dello scarto.

Le disposizioni descritte non si applicano al Ministero per gli affari esteri ed agli stati maggiori dell'esercito, della marina e dell'aeronautica per quanto attiene la documentazione di carattere militare e operativa, non quella amministrativa (comma 6 del medesimo articolo 41).»

Nuove disposizioni per le operazioni di scarto e di versamento degli istituti scolastici.